شرکت‌ها اغلب با نامه‌های اداری زیادی سر و کار دارند که گاهاً نیاز است به ثبت و نگهداری این نامه‌ها بپردازند. ثبت دستی نامه‌های صادره و وارده تا زمانی که حجم آنها کم باشد امری ممکن و شدنی است اما به مرور زمان و افزایش فعالیت‌های شرکت حجم این نامه‌ها نیز به شدت افزایش می‌یابد و نیاز به یک اتوماسیون جهت حفظ و ساماندهی به این نامه‌ها به شدت احساس می‌شود.
افزونه‌ی اسناد و دبیرخانه محک علاوه بر ثبت تمامی نامه‌های صادره و وارده به همراه ضمائم، امکان جست و جو میان آنها را نیز فراهم کرده است.
با اینکه اکثر شرکت‌ها تمرکز خود را بر زمان حال و آینده تجارت خود قرار می‌دهند، گذشته و سوابق این شرکت و تجارت نیز از اهمیت بالایی برخوردار است و بهتر است نگهداری شود. یک آرشیو اسناد در یک شرکت شامل مواردی همچون نامه‌ها و مکاتبات، گزارشات، عکس‌ها، فایلها و بسیاری موارد دیگر است که در آینده آن تجارت به کار خواهد آمد. با توجه به این که در شرکت‌ها به صورت مداوم ارسال و دریافت نامه های اداری و اسناد مبادلات تجاری انجام می‌شود، استفاده از یک نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک لازم و ضروری می باشد.
از طریق نرم افزار حسابداری محک می‌توانید تمام مسائل مالی شرکت و به طور کلی کسب و کارتان را ساماندهی نمایید و در صورت استفاده از افزونه بایگانی اسناد در کنار نرم افزار حسابداری محک این امکان برای شما وجود دارد که تمامی اسناد و انواع فایل‌های (صوتی و تصویری و متنی) که در روند تبادلات خود به کار می‌برید ثبت و ضبط و جستجو کنید.
این افزونه با طراحی ساده و کاربری آسان قابلیت ایجاد نظم و ساماندهی اسناد شرکت و ثبت اطلاعات کامل از مشخصات فرستنده و گیرنده اعم از مشتریان و پرسنل شما را دارد. با اتصال به نرم‌افزار حسابداری محک یک سیستم دبیرخانه‌ای آنلاین برای شما فراهم می‌آورد تا بتوانید از جابه‌جایی فیزیکی نامه‌ها، پراکندگی اسناد و مصرف بیش‌ازحد کاغذ جلوگیری کنید و آرشیوبندی منظم الکترونیکی داشته باشید. استفاده از آن باعث افزایش دقت و ضریب اطمینان شده، ثبت و نگهداری اطلاعات را بهینه می‌کند. ضمنا، از پراکندگی اطلاعات جلوگیری می‌نماید.
بایگانی انواع سند و فایل
از طریق نرم افزار بایگانی اسناد محک می‌توانید انواع سندها و فایلها از جمله فایل‌های متنی، صوتی، تصویری و … را بایگانی کنید و هر زمان مایل بودید به راحتی به آنها دسترسی دارید.
ویرایش فایلها در نرم افزار
از طریق نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک محک امکان ویرایش فایلها در داخل نرم افزار وجود دارد. این موضوع می‌تواند سرعت کار شما را بسیار افزایش دهد.
امکان دسته‌بندی اسناد در نرم افزار
از طریق نرم افزار مدیریت اسناد محک می‌توانید دسته‌بندی صحیح نامه‌ها برحسب تاریخ، فرستنده، گیرنده و عناوین را به راحتی انجام دهید.
جستجو در اسناد و مدارک ثبت شده
در صورتی که کسب و کار شما دارای تعداد زیادی نامه و اسناد و مدارک باشید این امکان می‌تواند بسیار تأثیرگذار باشد.
عدم نیاز به جابجایی فیزیکی نامه‌ها
از طریق نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد محک می‌توانید از طریق حذف جابجایی فیزیکی، زمان و بسیاری از موارد دیگر را بهبود بخشید.
نبود پراکندگی اسناد
با راه‌اندازی سیستم بایگانی اسناد و مدارک، از پراکندگی اسناد جلوگیری خواهد شد و این موضوع باعث می‌شود از گم شدن و خراب شدن اسناد جلوگیری شود.
جلوگیری از مصرف بیش از حد کاغذ
از طریق استفاده از نرم افزار بایگانی دیجیتال محک می توانید از مصرف بی‌رویه کاغذ جلوگیری کنید. این موضوع می‌تواند در سرمایه شما صرفه جویی کند و هم به حفظ محیط زیست کمک می‌کند.
ثبت اطلاعات کامل از مشخصات فرستنده و گیرنده
از طریق این افزونه این امکان به وجود می‌آید که اطلاعات کامل پرسنل و مشتریان را به علاوه تمام مشخصات آنها برای هر سند ثبت نمایید.
با سابقه چندین ساله در ارائه خدمات مالی و حسابداری به سراسر کشور
09117114700
01133206666
01191006066
